Jumat, Januari 18, 2019
Beranda > Pemerintahan > Bimtek Pengelolaan Arsip Vital Bagi OPD

Bimtek Pengelolaan Arsip Vital Bagi OPD

Reporter : Syamsul Akbar

DRINGU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Probolinggo menggelar bimbingan teknis (bimtek) pengelolaan arsip vital bagi OPD (Organisasi Perangkat Daerah) se-Kabupaten Probolinggo, Rabu (13/9/2017).

Kegiatan yang digelar di Gedung Pertemuan Dinas Lingkungan Hidup (DLH) Kabupaten Probolinggo ini diikuti 39 OPD dan 24 kecamatan se-Kabupaten Probolinggo. Selama bimtek, mereka mendapatkan materi tentang pengelolaan dan perlindungan arsip vital dari narasumber yang berasal dari Dispersip Provinsi Jawa Timur.

Kepala Dispersip Kabupaten Probolinggo Raharjo mengungkapkan arsip statis dan dinamis perlu pengelolaan, pemeliharaan dan pengamanan terutama untuk arsip vital. Yakni, arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.

“Contohnya meliputi kebijakan strategis, MoU, arsip aset negara seperti sertifikat tanah, BPKB, batas wilayah antar provinsi atau antar kota/kabupaten dan lain sebagainya,” katanya.

Menurut Raharjo, dalam upaya melindungi dan menyelamatkan aset-aset penting pemerintah, khususnya Pemkab Probolinggo perlu dilakukan pengelolaan secara terprogram, sistematis dan terpadu terhadap arsip vital negara yang diciptakan oleh Pemkab Probolinggo melalui kegiatan bimtek pencarian dan pengelolaan arsip vital.

“Setelah kegiatan ini kami akan melakukan kunjungan ke OPD guna pencarian arsip vital yang diciptakan oleh OPD. Selanjutnya dilakukan pendataan arsip vital, mengupayakan pemeliharaan dan pengamanannya serta pembuatan daftar arsip vital sehingga memudahkan pencarian kembali arsip tersebut pada saat dibutuhkan,” tegasnya.

Sementara Kepala Bidang Arsip Dispersip Kabupaten Probolinggo Chrisna Wahyuningsih mengatakan kegiatan ini bertujuan untuk menyelamatkan arsip vital yang diciptakan OPD sesuai dengan peraturan dan kaedah yang berlaku. Terpenuhinya jaminan kepastian hukum terhadap pengelolaan, penyimpanan maupun penggunaan arsip-arsip Pemkab Probolinggo yang dikategorikan arsip vital. Serta mengajak OPD pencipta arsip vital bertanggung jawab dalam pengendalian dan evaluasi pengelolaan arsip vital.

“Kegiatan ini dimaksudkan dalam rangka memperoleh kesamaan pemahaman dan kesatuan langkah dalam proses pengelolaan arsip vital. Dengan demikian, OPD pencipta arsip vital wajib mengelola dan menyimpan arsip vital di tempat yang terpisah dari tempat arsip dinamis lainnya serta benar-benar dapat menjamin keamanan dan keselamatan arsip vitalnya,” ungkapnya.

Menurut Chrisna, arsip vital itu bisa diartikan sebagai arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui atau tergantikan apabila rusak atau hilang. Atau arsip yang dibutuhkan untuk melanjutkan operasi/kegiatan organisasi setelah terjadinya bencana.” Arsip vital bisa juga diartikan sebagai arsip yang esensial untuk kelangsungan hidup sebuah perusahaan dan disebut sebagai arsip kelas 1,” terangnya.

Arsip vital ini bisa dicontohkan dalam instansi pemerintah, instansi lembaga pendidikan tinggi/sekolah dan individu. Instansi pemerintah meliputi kebijakan strategis, perjanjian kerja sama, arsip aset negara (sertifikat, BPKB, gambar gedung, dan lain-lain), arsip hak paten/copy right, berkas perkara pengadilan, arsip personal kepegawaian dan batas wilayah daerah.

“Sementara instansi lembaga pendidikan/sekolah meliputi buku register, hasil penelitian inovatif dan register ijazah. Sedangkan individu meliputi akte kelahiran, ijazah, surat nikah, sertifikat BPKB, polis dan lain-lain serta surat kematian,” jelasnya.

Chrisna menerangkan bahwa arsip vital mempunyai 5 program meliputi identifikasi arsip vital, membuat daftar arsip vital, prosedur peminjaman arsip vital, perlindungan dan pengamanan arsip vital serta penyelamatan dan pemulihan pasca bencana. Dari kelima program tersebut para peserta telah diberikan praktek secara langsung bagaimana untuk mengisi formulir pendataan arsip vital dan mengisi daftar arsip vital.

“Harapan kami keilmuan program arsip vital yang didapat bisa diaplikasikan dalam pengelolaan arsip vital di tempat kerja masing-masing. Sehingga setiap OPD pencipta arsip vital bertanggung jawab dalam pendataan, pengelolaan, penyimpanan, penyelamatan, perlindungan, pengamanan, penentuan jangka simpan dan penggunaan arsip vital yang diciptakannya,” harapnya. (wan)